نمایندگان شرکت ها شخصاً نمی‌توانند به معاونت برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهوری و یا استانداری، مراجعه نمایند. بدین منظور باید از طریق ثبت پویا پروژه که کار رتبه بندی را به صورت تخصصی انجام می دهد اقدام نمایند.
طبق آیین نامه، یک سری پارامترهایی برای تعیین صلاحیت تعیین گردیده است که شرکت ثبتی حقوقی ثبت پویا پروژه با بهره گیری از تجربیات خود کاملا به آنها آگهی داشته که کمیته تشخیص صلاحیت و رتبه بندی با توجه به این پارامترها و شاخص‌ها، امتیاز عوامل تعیین کننده شرکت مورد نظر را تعیین می‌نماید. در صورتی‌که شرکت موفق به کسب حدنصاب امتیاز گردید و تعیین صلاحیت شد، گواهی رتبه صادر می‌گردد.
گواهي رتبه، مجوز رسمي است كه براساس ضوابط توسط سازمان‌های ذیربط (که هم اکنون استانداری هر استان و معاونت برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهوری می‌باشد)، به منظور اعلام صلاحيت و رتبه اشخاص حقوقی صادر مي‌گردد و بر اساس آن شرکت ها می توانند در مناقصات پروژه های عمرانی حضور یابند